我校2019届毕业生即将离校，毕业生学籍档案收集整理工作也随之展开。为规范整理毕业生学籍档案工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

2019届本、专科毕业生的学生学籍表

二、归档日期

2019年6月3日—2019年6月6日

三、归档要求

1、各学院学生学籍表以学院为单位统一报送，不单独受理。

2、学生学籍表中必须粘贴学生本人近期小二寸彩照并在照片左下角加盖所属学院公章。

3、学生学籍表中涉及的各项内容要求填写规范、完整。学生基本情况、每学年各科成绩和操行评语、第二课堂实践活动学分、毕业实习和毕业论文（设计）成绩等项务必填写完整。学籍若有变动情况也应如实填写，毕业审查表中学院和教务处审查意见填写规范并加盖相应公章。

4、学生学籍表要按照专业班级进行分类。各班级学生学籍表按照学号顺序由小号到大号依次排序，每份学生学籍表左上角用铅笔标注上流水号（譬如：00001、00002……），同时附上归档文件目录、学生名单（一式两份，统一格式见附表）。各班级学生学籍表排序要和学生名单保持一致，学生名单由学院负责人签字并盖章。

5、各学院报送纸质文档同时还需提交电子版，归档电子文件内容名称必须标注清晰完整（具体格式见附表）。

6、各学院要认真核对学生档案材料，确保学生档案材料齐全、完整，发现错误要及时纠正，如有缺漏要及时补齐。若有退学、休学、参军、留级、转专业、专升本等情况的学生，要标注原因并由学院负责人签字。

7、各学院学生成绩要求按照教务系统中学生成绩档案表（勾选显示补考/重修标记）打印，学籍表中每学年对应的各科成绩应填写“以下空白”。学籍表中每页各栏目内容不能为空，若无相关情况应填写“无”。

8、毕业时间统一填写2019年7月1日。

9、毕业证号一栏必须填写完整。

10、学生学籍表必须用黑色笔书写，不能用纯蓝墨水或圆珠笔等字迹易扩散的书写材料书写。

11、学生学籍表数字填写一律使用阿拉伯数字。

12、学生学籍表上所有公章必须完整、清晰、端正。

13、毕业生学籍档案归档工作应由各学院指派专人负责报送并履行签字手续，不得安排学生承担或参与此项工作。

14、学籍档案完成归档工作后，严禁擅自修改和增减任何材料或信息。如果出现此类问题，由相关人员和单位承担相应责任。

15、毕业生学籍档案归档工作应与其他毕业生工作同时进行。各学院应及时将相关材料整理归档并及时报送，并确保学籍档案归档材料准确完整，信息无误。

16、请各学院在归档日期内完成学籍档案报送工作，逾期不报送者将纳入学校年终量化考核。

四、归档流程

1、各学院把整理好的学生学籍表按专业分类，以班级为单位按学号顺序由小到大依次排序。将整理好的学生学籍表派专人负责以各学院为单位统一报送至教务处审核。

2、经教务处审核通过，学院报送人签字确认后方可完成本学院毕业生学籍档案归档工作。

3、毕业生学生学籍表由教务处移交至学校档案室进行永久存档。

学生学籍表是记载学生在我校学习情况的永久性档案材料，各学院要高度重视毕业生学籍档案归档工作并确保此项工作顺利完成。

 

联系人：王莉        联系电话：2853018

 

附表1：归档文件目录归档文件目录.xlsx

附表2：学生名单学生名单.docx

附表3：电子版格式电子版格式.rar

 

黄淮学院教务处

2019年5月6日